Jak uniknąć ryzyka podczas outsourcingu dla firm
Osbługa informatyczna firm czyli usługi informatyczne dla małych firm.
Outsourcing IT to proces zawierania umów z firmą zewnętrzną na świadczenie usług informatycznych dla firm. Menedżerowie IT biorący udział w tym procesie najlepiej rozumieją potrzeby informatyczne firmy i posiadają głęboką wiedzę techniczną. Menedżerowie obawiają się jednak, że mogą nie być w stanie obiektywnie ocenić różnych ofert. Dlatego postanowili stworzyć zespół zadaniowy ds. IT, który podejmowałby ostateczne decyzje.
Krytycy outsourcingu IT
Outsourcing IT jest ogólnie zdefiniowany jako proces zawierania umów z zewnętrznymi dostawcami w celu zapewnienia różnych usług IT dla firm. Sprzedawcy ci mogą być osobami fizycznymi lub firmami, które specjalizują się w określonych obszarach IT. Niektórzy są dostawcami pełnych usług, co oznacza, że zapewniają wszystkie aspekty obsługi informatycznej dla firm. Inni to pracownicze firmy leasingowe, firmy CPA lub firmy konsultingowe.
Korzyści z outsourcingu stały się powszechnie znane, ale są też krytycy. Niektórzy twierdzą, że outsourcing stwarza niepewność wśród pracowników, co jest problematyczne. Inni twierdzą, że trend ten powoduje wyższe płace i lepszy standard życia w innych krajach, ale te korzyści są tylko tymczasowe. Ponadto niektórzy krytycy uważają, że outsourcing stawia pracowników jednego kraju przeciwko pracownikom innego.
Poza tym, że outsourcing IT jest źródłem zatrudnienia dla pracowników, przynosi również korzyści dla firmy. Dzięki uwolnieniu pracowników, którzy mogą skupić się na swoich podstawowych kompetencjach, firmy mogą zmniejszyć swoje koszty i zwiększyć elastyczność. Chociaż outsourcing IT oferuje znaczne oszczędności, krytycy twierdzą, że może on również prowadzić do utraty kontroli.
Rosnąca popularność outsourcingu IT doprowadziła do wysokich oczekiwań ze strony klientów i sprzedawców. Chociaż może on zapewnić większą elastyczność, korzyści skali i większą elastyczność, outsourcing nie jest odpowiedni dla każdego klienta lub firmy. W mediach krytycy skupiają się na potencjalnych korzyściach i zagrożeniach związanych z outsourcingiem. Na przykład, outsourcing nie zawsze prowadzi do bardziej skoncentrowanej organizacji, ponieważ nie jest odpowiedni dla każdego rodzaju firmy.
Koszty outsourcingu
Chociaż outsourcing jest atrakcyjną propozycją dla firm, niesie ze sobą pewne ryzyko. Należą do nich niedoszacowanie budżetu i ukryte koszty. Zrozumienie tych zagrożeń i sposobów zarządzania nimi może pomóc firmom w osiągnięciu efektywności kosztowej w projektach outsourcingowych. Na szczęście większość z tych zagrożeń można ograniczyć dzięki odpowiedniemu planowaniu i doborowi dostawców.
Ponadto
, outsourcing może również zmniejszyć elastyczność i utrudnić reagowanie na zmieniające się potrzeby klientów. Proces ten zwiększa również dystans pomiędzy wprowadzeniem zamówienia a jego realizacją. Dystans ten stwarza ryzyko niedotrzymania terminów, nieplanowanych wydatków i złego planowania. Outsourcing może również prowadzić do tego, że niewłaściwy produkt zostanie dostarczony w niewłaściwe miejsce i w niewłaściwym czasie. Na przykład produkt potrzebny klientowi w Stanach Zjednoczonych może znajdować się w europejskim centrum dystrybucji. Może nawet zostać dostarczony do niewłaściwego dystrybutora.
Kolejnym czynnikiem wpływającym na koszty outsourcingu dla firm są relacje z partnerem outsourcingowym. Wybór dostawcy z ustaloną ceną może wyeliminować kosztowne przekroczenia, natomiast model time-and-materials sprzyja elastyczności. Czynnikiem wpływającym na ogólny koszt outsourcingu dla firm są również ukryte koszty.
Innym czynnikiem, który czyni outsourcing atrakcyjnym, jest oszczędność kosztów pracy. W wielu przypadkach oszczędność pracy nie jest wystarczająca, ponieważ materiały są często największym czynnikiem wpływającym na koszty produktu. Firma musi dokładnie rozważyć koszty outsourcingu, aby zapewnić sobie maksymalne korzyści. Outsourcing produktów zaawansowanych technologicznie może również zagrażać własności intelektualnej, co może prowadzić do utraty innowacyjności i konkurencyjności.
Kolejnym czynnikiem zwiększającym koszty są różnice kulturowe. Różnice kulturowe mogą zwiększyć całkowity koszt outsourcingu o 27%. Aby zminimalizować ten koszt, ważne jest, aby zrozumieć kulturę sprzedawcy. Pomoże to zminimalizować nieporozumienia. Wybór dostawcy z responsywnym modelem outsourcingu pomoże firmom uniknąć tych kosztów.
Jednym z kosztów związanych z outsourcingiem jest koszt budowy zespołu. Pełny zespół ds. rozwoju produktu może kosztować nawet 36 000 USD miesięcznie. Następnie są koszty przejścia, opłaty za zatrudnienie i różne koszty. Nawet jeśli zewnętrzny sprzedawca jest bardziej opłacalny, ogólne koszty mogą być bardzo różne.
Kluczowe czynniki przy wyborze partnera
Wybór odpowiedniego partnera outsourcingowego dla Twojej firmy to ważny krok w osiąganiu celów biznesowych, technologicznych i finansowych. Niezależnie od tego, czy szukasz małego, zwinnego zespołu, czy dużego, globalnego dostawcy, musisz mieć pewność, że Twój nowy partner jest niezawodny i potrafi szybko i skutecznie zaspokoić Twoje potrzeby. Powinieneś również sprawdzić doświadczenie zespołu, z którym będziesz pracować, oraz ich osiągnięcia z poprzednimi klientami i klientami. Jeśli to możliwe, porozmawiaj z ich klientami bezpośrednio, aby uzyskać informacje zwrotne na temat jakości usług, które otrzymali od partnera.
Kolejną ważną kwestią jest koszt. Wybór partnera outsourcingu IT, który nie oferuje przystępnych stawek, może zagrozić Twoim relacjom z nim lub zrujnować Twój projekt. Chociaż usługi najwyższej jakości mogą kosztować więcej niż przeciętnie, ważne jest, aby pracować w ramach budżetu. Ponadto, bezpieczeństwo danych i prywatność są jednymi z głównych problemów firm w dzisiejszej erze cyfrowej.
Upewnij się, że polityka bezpieczeństwa Twojego partnera w zakresie outsourcingu IT jest na najwyższym poziomie. Firma powinna mieć umowy o zachowaniu poufności i przeprowadzać regularne audyty bezpieczeństwa, aby chronić dane i poufne informacje Twojej firmy. Powinna również posiadać skuteczny plan tworzenia kopii zapasowych. Powinieneś również sprawdzić kompatybilność kulturową. Wiele firm zajmujących się rozwojem offshore ma różnice językowe i kulturowe, które mogą stworzyć niepotrzebne bariery dla Twojej firmy.
Firma outsourcingowa powinna mieć jasny dokument określający zakres prac. Umowa powinna jasno określać cele biznesowe i rozwiązanie. Firma powinna również posiadać informacje kontaktowe i powinna rozumieć Twoje wymagania biznesowe. Powinna również posiadać punkt odniesienia dla jakości usług. Jakość świadczonych usług powinna odzwierciedlać wartości i misję Twojej firmy. Możesz również szukać wskaźników KPI i środków zapewnienia jakości. Ostatecznie, właściwy partner outsourcingowy dostarczy najlepsze rozwiązanie dla Twoich potrzeb biznesowych.
Partner powinien posiadać wiedzę na temat najnowszych technologii. Musi również rozumieć prawa własności intelektualnej. Partner outsourcingowy, który tego nie rozumie, może narazić Twoje poufne informacje na ryzyko. Upewnij się, że mają osiągnięcia w zakresie zapewnienia zgodności z tymi prawami. Bez tego Twoja firma może być narażona na ryzyko prawne i kary.
Unikanie nieporozumień w trakcie realizacji umowy
Jednym ze sposobów na uniknięcie nieporozumień podczas realizacji umowy przy outsourcingu dla firm jest upewnienie się, że wszyscy zaangażowani są ekspertami w zakresie umowy. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli usługodawca jest firmą zagraniczną. Obie strony powinny wyznaczyć jeden punkt odpowiedzialności i jasno określić procesy interpretacji kontraktu. Ponadto, organizacja klienta powinna zapewnić wykwalifikowany personel i jasno zdefiniowane role dla usługodawcy, pod którymi będzie pracował.
W każdym biznesie błędna komunikacja jest nieunikniona. Jednak znaczenie komunikacji jest nie do przecenienia. Jest to proces dwukierunkowy, który wymaga wymiany wskazówek werbalnych i niewerbalnych. Należy potwierdzać słowa drugiej strony, a także prowadzić pisemny rejestr wszystkich dyskusji i korespondencji. Częsta komunikacja sprawi, że wszyscy będą się zgadzać, a także pomoże uniknąć nieporozumień w późniejszym czasie.
Jednym z najczęstszych problemów we wdrażaniu outsourcingu jest brak buy-in ze strony organizacji klienta. Może to prowadzić do pasywnego lub aktywnego oporu wobec modelu outsourcingu. W niektórych przypadkach może nawet prowadzić do pogorszenia uzasadnienia biznesowego.
Dane adresowe:
AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]
